Den meisten ist bewusst wie wichtig die Organisation von Projekten ist, man möchte möglichst wenig Zeit damit verbringen um sich seinen eigentlichen Aufgaben zu widmen und wenn man sich ein wenig umsieht merkt man schnell, dass es unzählig viele unterschiedliche Tools gibt.

Bei der Auswahl des richtigen Tools sollte man genau abwägen welche Funktionen das gewünschte Tool mitbringen soll und welches Budget (Zeit und Geld) man investieren möchte. Ich möchte Euch heute das Tool Asana vorstellen, das bis zu einer Teamgröße von vier Mitgliedern kostenlos und recht einfach in der Bedienung ist. Bei der Organisation von Freiburg StartUps haben wir uns auch für Asana entschieden.

Asana ersetzt Absprachen per Email

Jeder kennt das Szenario – man hat eine Idee und möchte die Meinung seiner Teammitglieder wissen. Man sendet eine Email an sein Team und mit der Zeit sammeln sich zu diesem Thema viele Nachrichten an. Die Idee wurde komplexer und keiner weiß mehr wer was weiß oder ob alle damit einverstanden sind. Hier bietet Asana eine erfrischend einfache Möglichkeit gemeinsam und dokumentiert zu diskutieren. Im folgenden Bild seht Ihr wie das aussehen kann.

Mit Asana starten

Ihr wollt Euch Asana genauer ansehen oder direkt starten? Dann empfehle ich Euch das „30 Minuten Tour“ Video vom Hersteller. Man bekommt einen ganz guten Eindruck von dem, wie die Arbeit mit Asana ist und wofür es geeignet ist.
Hier gehts zum Video.

Tipps und Tricks

• Shortcuts für Textformatierung
• Shortcuts für Navigation
• Die Suche bzw. persönliche Auswertungen sind in Asana sehr ausgeprägt. Schaut Euch das genauer an – es lohnt sich.
• Sections bringen Struktur in das Task-Chaos
• Mit Apps und Integrationen kann die Funktionalität von Asana erhöht werden. Schaut Euch da ruhig um, es gibt ein paar clevere Sachen.
• Auf Templana gibt es für relativ wenig Geld Templates für die Organisation, Auswertung und Darstellung.

Time Tracking

Für uns bei Freiburg StartUps ist das Thema Time Tracking (noch) nicht relevant. Aber in größeren Teams bzw. wenn ihr Aufwände im Auge behalten wollt kann das notwendig sein. Asana selbst bildet dies nicht ab. Es gibt mittlerweile Integrationen, die das möglich machen. Eine Übersicht der kalkulierten und geleisteten Aufwände ist leider nicht möglich.

Datenschutz

Datenschutz kann ein sensibles Thema sein. Speziell in Deutschland haben wir deutlich strengere gesetzliche Vorgaben wie unsere amerikanischen Kollegen. Da Asana ein amerikanisches Unternehmen ist, sollte man sich auch hier überlegen welche Daten man dort ablegt. Je nach Branche und Service, kann es üblich sein, dass Ihr Eure Vorkehrungen im Hinblick auf Datenschutz auch Euren Kunden offenlegen müsst.

Fazit

Asana ist ein cleveres Tool mit vielen Funktionen, die verhältnismäßig simpel zu bedienen sind. Die Shortcuts ermöglichen eine sehr effektive Arbeit mit dem Tool, wenn man sich eingearbeitet hat. Leider bietet Asana keine Möglichkeit Kosten zu Tracken, was irgendwann vermutlich auf jeden zukommt.

Florian